Reisekostenordnung des HVSA, Stand: 13.05.2023, zusätzliche Infos: Änderungen zur vorherigen Fassung in – fett.
§ 1, Dienstreise HVSA
§ 2, Erstattungsanspruch
§ 3, Sparsamer Umgang mit Haushaltsmittel
§ 4, Pauschalbeträge
§ 5, Abrechnung
Als Dienstreisen gelten auf einem Formular des HVSA genehmigte Reisen zur Erledigung von Aufgaben im Rahmen der ehrenamtlichen und hauptamtlichen Tätigkeit außerhalb des Wohnortes. Einladungen von Kommissions-/Ausschussvorsitzenden des HVSA, übergeordneten Instanzen (MHV, DHB, LSB) und des Präsidiums bzw. dem Geschäftsführer des HVSA gelten als vorab genehmigte Dienstreisen.
Dienstreisen über die Grenze des Landes Sachsen-Anhalt hinaus sind grundsätzlich vom Vizepräsidenten Finanzen oder Geschäftsführer des HVSA zu genehmigen.
Dienstreisen sind auf dem dafür vorgesehenen Vordruck(en) abzurechnen.
Anmerkung: Diese Regelungen gelten analog in den Spielbezirken und Kreisen.
Jeder im Auftrage des HVSA Dienstreisende hat Anspruch auf Erstattung der Reisekosten, soweit diese Aufwendungen zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendig waren.
Soweit nicht steuerlich anerkannte Pauschalbeträge für Tagegeld, Übernachtung, Kilometerpauschalen für Privatfahrzeuge in Anspruch genommen werden, sind die entstandenen Kosten durch Belege wie Rechnungen, Quittungen nachzuweisen.
Zuwendungen von dritter Stelle zu Dienstreisen sind auf die Reisekostenvergütung anzurechnen. Erfolgt insbesondere die Reisekostenerstattung primär durch einen übergeordneten Verband oder eine Einrichtung öffentlichen Rechts zu für den Dienstreisenden nachteiligen Konditionen, hat der HVSA die Differenz gemäß eigener Reisekostenordnung zu erstatten.
§ 3, Sparsamer Umgang mit Haushaltsmitteln
Dienstreisen unterliegen generell dem Gebot eines sparsamen Umgangs mit Haushaltsmitteln des HVSA.
Dienstreisen sind mit dem preislich günstigsten Verkehrsmitteln durchzuführen.
Hotelübernachtungskosten, die je Person und Tag ein Erstattungslimit von 100,00 € überschreiten, bedürfen der ausdrücklichen Vorabgenehmigung durch den Vizepräsidenten Finanzen oder Geschäftsführer.
Der Vizepräsidenten Finanzen oder Geschäftsführer ist berechtigt, bei Verstoß gegen das Gebot des sparsamen Umgangs mit Haushaltsmitteln die Erstattungsbeträge nach Einzelfallprüfung im angemessenen Umfang zu kürzen.
1. Funktionspersonal des HVSA
Funktionspersonal im Sinne dieser Regelung sind: gewählte, berufene, angestellte und temporär zur Aufgabenwahrnehmung des HVSA eingesetzte ehren- und hauptamtliche natürliche Personen.
Für
- Tagegeld (im Sinne eines Mehrverpflegungsaufwandes),
- anfallenden Reisekosten bei Nutzung eines privaten KFZ
- Übernachtungen . . .
können durch das Funktionspersonal als Entschädigungsaufwand grundsätzlich die durch das Steuerrecht geregelten Pauschalen zum Ansatz gebracht und abgerechnet werden.
Für die Abrechnung angefallener Reisekosten gegenüber dem HVSA gelten bei Nutzung eines privaten KFZ die durch das Steuerrecht geregelten Kilometersätze gemäß § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG. Maßgebend ist dabei nicht die einfache Entfernung, sondern die insgesamt gefahrenen Kilometer.
Bei Rechnungen zu Hotelübernachtungen, die nicht ausdrücklich die Teilnahme an einem Frühstück ausschließen, ist das Tagegeld um die entsprechende Frühstückspauschale zu kürzen.
Erfolgt eine Verabreichung von
- Frühstück,
- Mittagessen,
- Abendessen
ohne persönliche Rechnungsbegleichung durch den Dienstreisenden, so ist das Tagegeld zur Deckung des Mehrverpflegungsaufwandes um die aktuell gültigen Pauschalen der entsprechenden Sachbezüge für Frühstück, Mittagessen und Abendbrot zu kürzen. Bei Hotelübernachtung auf Rechnung kommt der Abzug gemäß vorigen Absatz zur Anwendung.
2. Schiedsrichter, Zeitnehmer und Sekretäre im HVSA
Diese Dienstreiseordnung gilt analog auch für die Reisen der durch den HVSA und seine Gliederungen für die ordnungsgemäße Organisation eines Spielbetriebs angesetzten Schiedsrichter/Zeitnehmer/Sekretäre zur Leitung der Ihnen anvertrauten Liga-, Pokal- und Freundschaftsspiele.
Für die Entschädigung der anfallenden Reisekosten können die durch den HVSA und seine Gliederungen angesetzte Schiedsrichter und Zeitnehmer/Sekretäre bei Nutzung eines privaten KFZ die durch das Steuerrecht geregelten Kilometerpauschalen gemäß § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG zur Abrechnung bringen. Diese werden durch die Schiedsrichter gegenüber dem Heimverein in Rechnung gestellt, bei dem sie zum Einsatz kamen und sind durch diesen zu erstatten.
Bei gesetzlicher Änderung der Kilometerpauschalen innerhalb der laufenden Spielsaison bleiben die bisherigen Kilometerpauschalen bis zum Ende der laufenden Spielsaison weiter gültig.
Die Berechnung erfolgt grundsätzlich nach der insgesamt gefahrenen Strecke je Spieltag (keine einfache Entfernung).
Bei getrennter Anreise der Schiedsrichter wird die streckenmäßig kürzeste Entfernung entschädigt, ggf. ist ein virtueller Treffpunkt durch den zuständigen Schiedsrichterwart zu Grunde zu legen. Bei Spielleitungen an mehreren Orten, des selben Tages und in direktem Zusammenhang ist eine Gesamtreisekostenentschädigungen zu berechnen, die anteilig (nach Spielanzahl) bei den beteiligten Vereinen abgerechnet wird.
Für Spiele der Bezirks- und Kreisligen sind durch die Heimvereine grundsätzlich nur Fahrkosten zu erstatten, die für Fahrtstrecken innerhalb des Spielbezirkes angefallen sind. Ausnahmen bedürfen der Zustimmung des Schiedsrichterwartes.
Der zuständige Schiedsrichterwart überprüft im Interesse der Vereine stichprobenartig (oder auf Hinweis) die korrekte Durchführung der Reisekostenabrechnungen und gibt bei festzustellenden Fehlabrechnungen entsprechende Hinweise an Vereine und Schiedsrichter.
Für den Ausgleich von Ansprüchen aus Reisekosten ist das aktuelle Reisekostenformular des HVSA zu verwenden.
Jede Reise ist auf dem Formular durch den zuständigen/entsendenden Ressortleiter „sachlich richtig“ zu zeichnen. Abrechnungen der Ressortleiter werden durch den Vizepräsidenten Finanzen oder Geschäftsführer gezeichnet.
Alle Belege zum Nachweis der entstandenen Kosten, z. B. Hotelübernachtung, Tickets für S-/U-Bahn und ähnliches, sind vollständig und im Original (Thermobelege zusätzlich in Kopie; Abweichungen sind zu begründen) beizufügen.
Die Abrechnung hat zeitnah zu erfolgen und zum Ausgleich der Forderung in der Geschäftsstelle des HVSA einzureichen.
